Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Jos sinulla on Elokunnon tietosuojakäytäntöön tai tietojen käsittelemiseen liittyviä kysymyksiä tai huolenaiheita, ota meihin yhteyttä.

Tätä tietosuoja- ja rekisteriselostetta sovelletaan Elokunnon sähköposti- ja asiakasrekisteriin sekä näiden alihankintarekistereihin.

1. Rekisterinpitäjä

Elokunto / Super Otus Oy (2735980-6)

Leinelänkaari 2 B 26, 01340 Vantaa

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Andreas Thomasson, +358 40 367 3177, [email protected]

3. Rekisterin nimi

ASIAKASREKISTERI, ALIHANKINTAREKISTERI, SÄHKÖPOSTIREKISTERI

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus / käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietorekisteriä pidetään liiketoiminnan toteuttamista, ylläpitoa ja kehittämistä varten. Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamisessa ja kehittämisessä, palveluiden tarjoamisessa sekä harjoitusohjelmien räätälöinnissä. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös kuvauksien suunnittelussa ja järjestämisessä, laskuttamisessa sekä markkinointiasioissa. Palveluihin sisältyy liikuntapalveluita (mm. sähköiset liikuntapalvelut) sekä valo- ja videokuvauspalveluita (mm. yritysvalokuvaukset, videotuotannot jne.) sekä näihin liittyviä erilaisia lisäarvopalveluita. Rekisterin tietoja käytetään myös asiakasviestinnässä.

Henkilötietojen käsittelyn peruste on yrityksen oikeutettu etu, asiakassuhteeseen liittyvät sopimukset tai henkilön suostumus.

Alla on kuvattu rekisterin käyttämät henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet sekä esimerkkejä kullakin perusteella suoritettavasta käsittelystä.

Suostumus:

  • Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen kun on kyse uutiskirjeen tilaajista.
    • Esimerkki: Uutiskirjeen lähetys perustuu rekisteröityjen uutiskirjeen tilaajien suostumukseen.

Sopimukseen perustuva:

  • Alihankkijoiden henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen alihankkijasuhteeseen.
    • Esimerkki: Henkilötietoja käsitellään siinä määrin kun se on tarpeen esimerkiksi kuvatuotosten oikeuksien osalta (esimerkiksi kuvauksien mallisopimukset) sekä palkkioiden maksun osalta.

Asiakassuhde:

  • Super Otus Oy:n asiakkaiden henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
  • Useimmiten rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakas- tai vastaavaan suhteeseen.
  • Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tällä perusteella suoritettava käsittely on oikeasuhtaista rekisteröidyn etuihin nähden ja vastaa hänen kohtuullisia odotuksiaan.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää mm. seuraavat yksilöintitiedot: nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Lisäksi rekisteri sisältää tietoja siitä yrityksestä, jossa henkilö toimii. Tällaisia tietoja voivat olla yrityksen nimi, yritys- ja yhteisötunnus ja osoitetiedot. Tämän lisäksi rekisteri voi sisältää tietoa tilatuista palveluista ja tuotteista sekä niiden laskutuksista. Yksityishenkilöiden osalta rekisteri saattaa sisältää myös muita kuvausprojektien kannalta olennaisia tietoja.

Rekisteriin on kirjattu myös asiakkuuden perusteella syntyvät tiedot, mm. asiakassuhteen hoitamiseen, asiakashistoriaan ja asiakaspalvelutoimenpiteisiin liittyvät tiedot.

Alla on kuvattu rekisterissä käsiteltävät henkilötietoryhmät. Jokainen tietosisältöä ei käsitellä kaikissa palveluissa.

Perustiedot:

  • Rekisteröidyn nimi
  • Rekisteröidyn sähköposti
  • Rekisteröidyn puhelinnumero
  • Rekisteröidyn sukupuoli
  • Rekisteröidyn ikä

Asiakkuustiedot:

  • Taustatiedot, kuten alueellinen rajaus ja asiakkaan itse antamien testien tulokset, siinä määrin kun ne tarvitaan palvelun tuottamiseksi.

Suostumukset:

  • Rekisteröidyn antamat, henkilötietojen käsittelyä koskevat suostumukset ja kiellot
  • Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tällä perusteella suoritettava käsittely on oikeasuhtaista rekisteröidyn etuihin nähden ja vastaa hänen kohtuullisia odotuksiaan.

Sopimus- ja tuotetiedot:

  • Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisten sopimusten tiedot
  • Rekisteröidyn hankkimien tuotteiden ja palvelujen tiedot

Asiakastapahtumatiedot:

  • Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tehtävät ja tapahtumat, joiden perusteella asiakkaalle voidaan esimerkiksi lähettää asiakaskokemuksen mittaamiseen liittyviä kyselyitä.

Kiinnostuksen kohteet:

  • Tiedot rekisteröidyn kiinnostuksen kohteista, mikäli rekisteröity ilmoittaa niistä erikseen rekisterinpitäjälle.
  • Tietoja käsitellään, jotta rekisteröidylle voidaan lähettää viestejä niihin asioihin liittyen, joista hän on kiinnostunut.

Käyttäytymistiedot:

  • Asiakastutkimusten osalta vastaajasta tallennetaan kyselyn osalta:
    • Järjestelmän generoima tunniste vastaukselle
    • Vastaamisen tila: Kutsuttu, kesken, vastannut loppuun asti, järjestysnumero vastauksille
    • Aikaleimat: tieto kutsun lähettämisestä, vastaamisaika, kyselyn aloittamis- ja vastaamisaika, tietyllä sivulla käytetty aika

Vastaustiedot:

  • Haastateltavan tutkimusten yhteydessä itse antamat tiedot (esim. kyselyvastaukset, haastattelussa kerrotut tiedot). Tietoja ei käsitellä yksilöitynä.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään.

Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan viiden vuoden välein; ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun.

Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, verkossa, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta rekisteristä. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallintaa ja viestintäteknologiaa ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan. Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimuksen.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Olemme ulkoistaneet henkilötietojesi käsittelyä yrityksen ulkopuolisille yrityksille, jotka sijaitsevat myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset käsitelevät henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi IT-palveluita, tai muita palveluita. Olemme varmistaneet että käyttämämme alihankkijat täyttävät EU:n tietosuoja-asetuksen asettamat vaatimukset. Tällaisissa tapauksissa riittävästi tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan EU-U.S. – Privacy Shield – järjestelyllä.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään yhtiön toimipaikoissa. ATK:lla käsiteltävät tiedot ovat asianmukaisesti teknisiä menetelmiä käyttäen suojattu mm. salasanoin ja palomuurein. Rekisteriin on pääsy vain erikseen nimetyillä henkilöillä.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

Rekisteröidyllä on myös muut tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet (kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa). Toisin sanoen näitä oikeuksia ei rajata tässä tietosuojaselosteessa.

11. Tarkastus- ja poistamisoikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Rekisterissä olevalla henkilöllä on myös oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistoa rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Pyyntö tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisteröidyllä on myös muut tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet (kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa).

Valikko